1. Identiteit en toepassing

Welkom bij Astro Rent. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten die door Visuasoft BV (hierna "Astro Rent" of "wij/we") worden aangeboden onder de naam van Astro Rent.

Adres: Beatrijslaan 22, 3550 Heusden-Zolder, België
Telefoon: +32 456 71 78 25
E-mail: verhuur@astrorent.eu
BTW: BE 0538.682.075

2. Definities

Diensten: Alle producten en diensten die door Astro Rent worden aangeboden, inclusief maar niet beperkt tot de installatie en onderhoud van tijdelijke netwerken voor allerlei soorten evenementen en de verhuur van de hiervoor noodzakelijke goederen o.a. routers, netwerk switchen en wifi access points.
Klant: Elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Astro Rent een overeenkomst aangaat voor het gebruik van de Diensten.
Overeenkomst: Elke overeenkomst die tussen Astro Rent en de Klant tot stand komt, elke wijziging daarvan of aanvulling daarop, evenals alle (rechts)handelingen ter voorbereiding en ter uitvoering van die overeenkomst.

3. Toepasselijkheid

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en leveringen van diensten of goederen door of namens Astro Rent.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen tussen Astro Rent en de Klant.
Astro Rent en de Klant sluiten de toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden van de Klant of van anderen uitdrukkelijk uit.

4. Dienstbeschrijving

Astro Rent specialiseert zich in het leveren van tijdelijke netwerkoplossingen, waaronder WiFi en internetverbindingen, op maat gemaakt voor elk evenement.

Voorbereiding

Elke installatie wordt zorgvuldig voorbereid op basis van een gedetailleerd ontwerp dat is afgestemd op de unieke eisen van het evenement en de locatie. Astro Rent werkt nauw samen met de Klant om te zorgen dat alle technische en operationele behoeften in kaart worden gebracht en meegenomen in het ontwerp van het netwerk.

Installatie

Op een afgesproken tijdstip zorgt ons deskundig team voor een vlotte installatie van het netwerk, volledig volgens het vooraf overeengekomen ontwerp. Wij streven naar een minimale verstoring van de evenementopstelling en zorgen voor een snelle en efficiënte installatie.

Onsite permanentie

De Klant heeft de optie om gedurende het evenement een Astro Rent-medewerker onsite te hebben voor permanente ondersteuning. Deze service omvat directe technische assistentie en netwerkbeheer om een optimale netwerkprestatie te garanderen.

Demontage en opruiming

Na afloop van het evenement zorgt Astro Rent voor een professionele demontage en opruiming van alle geïnstalleerde apparatuur en netwerkinfrastructuur. Behoudens overmacht zorgen wij ervoor dat de locatie wordt achtergelaten in zijn oorspronkelijke staat, zonder enige schade of onnodige overlast.

Gebruik van de dienst

De Klant wordt aangemoedigd om Astro Rent vroegtijdig te betrekken bij de planning van hun evenement om een optimale netwerkoplossing te garanderen.
Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om Astro Rent tijdig en volledig te informeren over alle relevante aspecten van het evenement en de locatie die van invloed kunnen zijn op de netwerkinstallatie en -prestaties.
Het gebruik van de door Astro Rent geleverde netwerken dient in overeenstemming te zijn met alle toepasselijke wet- en regelgeving. Illegaal gebruik van de netwerken is uitdrukkelijk verboden.

5. Doelgroep en toepassingen

Astro Rent biedt op maat gemaakte tijdelijke netwerkoplossingen, specifiek ontworpen om te voldoen aan de behoeften van evenementen waar een betrouwbaar netwerk essentieel is maar niet beschikbaar of instabiel is.

Evenementen en festivals: voor de ondersteuning van ticketscanning, communicatie tussen de crew, en andere essentiële operationele behoeften.
Pop-up stores: waar een betrouwbare internetverbinding noodzakelijk is voor transacties en inventarisbeheer.
Beurzen: om exposanten en bezoekers te voorzien van hoogwaardige netwerkverbindingen voor presentaties, betalingen en interactieve ervaringen.
Zakelijke evenementen: waaronder conferenties, livestreams en online interactie.

6. Aanbiedingen en offertes

Alle aanbiedingen en offertes van Astro Rent zijn vrijblijvend, tenzij in de offertes een termijn voor aanvaarding is gesteld.
Een aanbod of offerte is maximaal 1 maand geldig, tenzij er een andere termijn in het aanbod of de offerte staat.
Aanvaardt de Klant een aanbod of offerte niet binnen de geldende termijn, dan vervalt het aanbod of de offerte en kan er op geen enkele wijze enig recht worden ontleend.

7. Aanvaarding

Bij aanvaarding van een vrijblijvende offerte of aanbieding mag Astro Rent de offerte of het aanbod alsnog binnen 5 dagen na ontvangst van de aanvaarding intrekken, zonder dat de Klant hieraan enige rechten kan ontlenen.
Mondelinge aanvaarding van de Klant bindt Astro Rent slechts nadat de Klant deze schriftelijk of elektronisch heeft bevestigd.

8. Prijzen

Astro Rent hanteert prijzen in euro's, inclusief btw en exclusief eventuele overige kosten zoals administratie- of verzendkosten, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
Verhogingen van de kostprijzen van producten of onderdelen daarvan, die Astro Rent niet kon voorzien ten tijde van het doen van de aanbieding of het tot stand komen van de overeenkomst, kunnen aanleiding geven tot prijsverhogingen.
De Klant mag de overeenkomst ongedaan maken vanwege een prijsverhoging in het voorgaande lid, tenzij de verhoging het gevolg is van een wettelijke regeling.
De prijs wordt berekend volgens de gebruikelijke uurtarieven en verhuurtarieven van Astro Rent, geldend voor de periode waarin de werkzaamheden worden verricht, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
Wanneer Astro Rent en de Klant voor een dienst een totaalbedrag afspreken, is dit altijd een richtprijs, tenzij schriftelijk anders is afgesproken. Astro Rent mag tot 15% van de richtprijs afwijken.
Astro Rent moet de Klant tijdig laten weten waarom een hogere prijs gerechtvaardigd is, wanneer de richtprijs meer dan 15% hoger uit gaat vallen. De Klant mag het deel van de opdracht dat boven de richtprijs (vermeerderd met 15%) uitkomt laten vervallen.

9. Betaling en betalingstermijn

Astro Rent mag bij het aangaan van de overeenkomst voor een dienst een aanbetaling tot 50% van het afgesproken bedrag verlangen.
De Klant moet declaraties binnen 1 maand na factuurdatum aan Astro Rent betalen, tenzij anders is afgesproken of op de factuur een andere betaaltermijn staat.
De genoemde betalingstermijnen zijn vervaltermijnen. Wanneer de Klant het bedrag niet uiterlijk op de laatste dag van de betalingstermijn heeft betaald, is hij automatisch in verzuim en in gebreke, zonder dat Astro Rent een aanmaning hoeft te sturen of in gebreke hoeft te stellen.
Is de Klant een consument, dan ontvangt deze één kosteloze ingebrekestelling die de vorm aanneemt van een eerste herinnering, conform de procedure voorzien in boek XIX "Schulden van de Consument" in het Wetboek van Economisch Recht.
Bij niet-betaling is verschuldigd: (i) een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het desbetreffende bedrag met een minimum van 100,00 EUR (excl. btw), met een interest van 1% per maand; (ii) een nalatigheidsinterest gelijk aan de wettelijke interest vermeerderd met 1%, met steeds een minimum van 10%, waarbij elke begonnen maand als een volledige wordt beschouwd; (iii) alle gerechtelijke en buitengerechtelijke inningskosten.
Facturen kunnen enkel geldig schriftelijk worden geprotesteerd binnen de 7 kalenderdagen na factuurdatum, met vermelding van factuurdatum en -nummer en een gedetailleerde motivering.
De onvoorwaardelijke betaling van (een deel van) een factuurbedrag geldt als uitdrukkelijke aanvaarding van de factuur. Deelbetalingen worden steeds aanvaard onder voorbehoud en zonder nadelige erkentenis, en eerst toegerekend op de inningskosten, vervolgens op het schadebeding, de vervallen interest en ten slotte op de openstaande hoofdsom (bij voorrang de oudste).
Astro Rent mag een levering afhankelijk stellen van onmiddellijke betaling of een zekerheidstelling eisen voor het totale bedrag van de dienst.

10. Eigendomsvoorbehoud

Astro Rent blijft eigenaar van alle geleverde producten, in zoverre er goederen zouden worden geleverd. Principieel levert Astro Rent evenwel diensten waarin materialen gehuurd worden. Astro Rent kan gebruikmaken van zijn eigendomsvoorbehoud en de goederen terugnemen wanneer de overeenkomst wordt beëindigd. In voorkomend geval is Astro Rent de Klant geen schadeloosstelling verschuldigd in zoverre de overeenkomst door toedoen van het in gebreke blijven van de Klant noodzakelijkerwijze wordt ontbonden.

De Klant mag de producten, in zoverre deze door Astro Rent ter beschikking zouden worden gesteld, niet verpanden, verkopen, vervreemden of op een andere manier bezwaren.

11. Levering

Astro Rent zet zich in voor het leveren van hoogwaardige tijdelijke netwerkoplossingen, volledig aangepast aan de specifieke behoeften van elk evenement.

Ter plaatse installatie

Ons team van deskundige technici komt altijd ter plaatse bij de Klant om het netwerk volgens het vooraf ontworpen plan te installeren, tenzij anders overeengekomen. Dit om ervoor te zorgen dat de oplossing afgestemd is op de locatie en de noden van het evenement.

Installatieduur

Afhankelijk van de complexiteit van het netwerk neemt de installatie gewoonlijk tussen de 2 tot 4 uur in beslag. Deze tijdsduur is een schatting en kan variëren afhankelijk van specifieke omstandigheden en noden van het evenement.

Operationalisering

Na de installatie wordt het hele netwerk operationeel gemaakt. Astro Rent zorgt ervoor dat alle componenten correct functioneren en dat de Klant volledige toegang heeft tot het netwerk voor het beoogde gebruik. Dit omvat het testen van de verbindingen, de snelheid en andere relevante parameters om een optimale prestatie te garanderen.

Transportkosten

De Klant betaalt de kosten voor transport, tenzij de Klant en Astro Rent schriftelijk iets anders hebben afgesproken. Deze kosten worden berekend aan de hand van de afstand van de Astro Rent-locatie (Beatrijslaan 22, 3550 Heusden-Zolder, België) tot de locatie van het evenement/de installatie volgens de snelste route.

Toegangsvereisten

Om een efficiënte installatie, onderhoud en demontage te waarborgen, is het essentieel dat Astro Rent kosteloos toegang krijgt tot alle delen van het evenement waar het netwerk operationeel is — voor, tijdens en na het evenement (installatie, onderhoud en ondersteuning, en demontage). De Klant draagt de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de medewerkers van Astro Rent toegang hebben tot de benodigde locaties op de afgesproken tijden of tijdens onvoorziene interventies, inclusief het regelen van passen, sleutels of andere toegangsmiddelen. De Klant communiceert eventuele beperkingen of vereisten met betrekking tot toegang vooraf aan Astro Rent.

12. Verzekering

De Klant moet de volgende zaken voldoende verzekeren en verzekerd houden tegen onder andere brand, ontploffings- en waterschade, en diefstal:

geleverde zaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de onderliggende overeenkomst;
zaken van Astro Rent die bij de Klant aanwezig zijn;
zaken die onder eigendomsvoorbehoud zijn geleverd.

De Klant geeft op eerste verzoek van Astro Rent de polis van deze verzekeringen ter inzage.

13. Inspanningsverplichting

Wanneer de Klant en Astro Rent een overeenkomst met een dienstverlenend karakter zijn aangegaan, bevat deze voor Astro Rent enkel een inspanningsverplichting en dus geen resultaatsverplichting.

Astro Rent verbindt zich ertoe om, binnen de grenzen van wat redelijkerwijs mogelijk is, alternatieve oplossingen te zoeken om de impact van de onbeschikbaarheid van diensten van derden te minimaliseren en de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Klanten erkennen echter dat volledige preventie van dergelijke situaties buiten de macht van Astro Rent ligt.

Gezien Astro Rent een beroep doet op de diensten van derden, kan Astro Rent niet aansprakelijk worden gesteld wanneer derden op het moment van uitvoering niet ter beschikking zijn, en is zij niet gehouden tot vergoeding van welkdanige schade, direct zowel als indirect. De Klant werd hiervan voorafgaand uitdrukkelijk in kennis gesteld en aanvaardt deze voorwaarde zonder voorbehoud. Astro Rent ontslaat zich daarmee niet van haar aansprakelijkheid voor haar opzet, haar grove schuld of voor die van haar aangestelden of lasthebbers.

Het risico van verlies, beschadiging of diefstal van de producten/diensten die Astro Rent levert, gaat over op de Klant zodra deze juridisch of feitelijk worden geleverd.

14. Overmacht

Overmacht verwijst naar elke buitengewone gebeurtenis of omstandigheid buiten de controle van Astro Rent en de Klant die de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk verhindert. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, natuurrampen (overstromingen, aardbevingen, stormen), oorlog, terrorisme, rellen, overheidsmaatregelen (inclusief lockdowns of reisverboden), stakingen, brand, explosies en significante netwerkuitvallen, inclusief situaties waarin derde partijen waarop Astro Rent vertrouwt hun diensten onbeschikbaar maken.

Opschorting van verplichtingen: in geval van overmacht worden de verplichtingen opgeschort voor de duur van de overmachtssituatie, zonder dat de partij die zich op overmacht beroept aansprakelijk is voor enige schade.
Kennisgeving: de partij die zich op overmacht beroept informeert de andere partij zo snel mogelijk over het begin en het verwachte einde van de overmachtssituatie.
Beëindiging: indien de overmachtssituatie langer dan 75% van de duurtijd van de overeenkomst voortduurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst te beëindigen zonder schadevergoeding. De Klant heeft recht op proportionele restitutie voor vooruitbetaalde diensten die niet geleverd konden worden.

15. Beperkte aansprakelijkheid voor netwerkprestaties

Astro Rent streeft ernaar hoogwaardige tijdelijke netwerkoplossingen te leveren, inclusief toegang tot internet via derden. Vanwege de aard van draadloze en internetcommunicatie kan Astro Rent niet garanderen dat de voorziene netwerksnelheden of de operationaliteit van het netwerk te allen tijde gewaarborgd zijn. Factoren buiten onze controle, zoals netwerkcongestie, technische beperkingen van de internetprovider of omgevingsinvloeden, kunnen de prestaties beïnvloeden zonder aansprakelijkheid van Astro Rent, voor zover onvoorzienbaar en onoverkomelijk.

Astro Rent kan niet aansprakelijk worden gesteld voor directe, indirecte, incidentele, gevolg- of bijzondere schade die voortvloeit uit variaties in netwerksnelheden, onderbrekingen of de volledige onbeschikbaarheid van het netwerk. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, verlies van inkomsten, zakelijke kansen, gegevens of winstderving, zelfs indien Astro Rent op de hoogte was gesteld van de mogelijkheid van dergelijke schade. De Klant wordt aangemoedigd specifieke netwerkvereisten vooraf met Astro Rent te bespreken.

16. Intellectueel eigendom

Astro Rent behoudt alle intellectuele eigendomsrechten op alle ontwerpen, tekeningen, geschriften, dragers met gegevens of andere informatie, offertes, afbeeldingen, schetsen, modellen en maquettes, tenzij anders is afgesproken. De Klant mag deze niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Astro Rent aan anderen tonen, ter beschikking stellen of op een andere manier gebruiken.

17. Geheimhouding

De Klant houdt iedere informatie, in welke vorm dan ook, die hij van Astro Rent ontvangt geheim. Hetzelfde geldt voor alle andere informatie betreffende Astro Rent waarvan de Klant weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat deze geheim of vertrouwelijk is. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die al openbaar was of werd zonder schending van deze plicht, of die op grond van een wettelijke plicht openbaar gemaakt wordt. Deze geheimhoudingsplicht geldt voor de duur van de overeenkomst en gedurende 3 jaar na afloop daarvan.

18. Schadebeding

Wanneer de Klant het artikel over geheimhouding of intellectueel eigendom overtreedt, is deze gehouden aan Astro Rent voor elke overtreding een forfaitaire schadevergoeding te betalen. Is de Klant een consument, dan bedraagt deze minimum 500 en maximum 1000 euro, afhankelijk van de geleden schade. Is de Klant geen consument, dan bedraagt deze minimum 2500 en maximum 5000 euro. Dit onverminderd het recht van Astro Rent om haar werkelijk geleden schade te begroten. Daarnaast betaalt de Klant 5% van het toepasselijke bedrag voor elke dag dat de overtreding voortduurt, zonder dat een ingebrekestelling of gerechtelijke procedure nodig is.

19. Gebruiksbeperkingen en netwerkaanpassingen

Geen ongeautoriseerde aanpassingen: de Klant mag geen aanpassingen aan het netwerk aanbrengen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Astro Rent (hardware, software of configuratie-instellingen).
Beveiliging respecteren: het is de Klant verboden beveiligingen van het netwerk uit te schakelen of te omzeilen.
Illegale activiteiten: de Klant is volledig verantwoordelijk voor alle gevolgen van illegale activiteiten die via het netwerk plaatsvinden (ongeautoriseerde toegang, verspreiden van malware, schenden van auteursrechten, frauduleuze transacties, enz.).

De Klant vrijwaart Astro Rent van alle claims, aansprakelijkheden, schades, verliezen, kosten en uitgaven die voortvloeien uit dergelijke illegale activiteiten, inclusief claims van derden, overheidsboetes en andere sancties. De Klant informeert alle gebruikers over toegestane en verboden activiteiten en werkt bij een onderzoek volledig mee met Astro Rent en de relevante autoriteiten.

20. Voortijdige beëindiging

Annuleert de Klant na de totstandkoming van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk, dan is zij een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd voor de reeds geleverde prestaties en gemaakte kosten alsook voor de winstderving voor de nog niet uitgevoerde werken (forfaitair 20% op de prijs van het nog niet uitgevoerde deel), behoudens het recht van Astro Rent om hogere bewezen schade te vorderen.

Annuleert Astro Rent geheel of gedeeltelijk om andere redenen dan overmacht of contractuele wanprestatie van de Klant, dan is zij de Klant een forfaitaire schadevergoeding van 20% verschuldigd, behoudens het recht van de Klant om hogere bewezen schade te vorderen.

De partijen mogen de overeenkomst met onmiddellijke ingang opschorten en beëindigen zonder tussenkomst van de rechtbank indien (i) de andere partij overlijdt, (ii) de andere partij het voorwerp uitmaakt van een insolventie-, reorganisatie-, vereffenings- of collectieve schuldenregelingsprocedure, of (iii) de andere partij een ernstige tekortkoming begaat die niet wordt gecorrigeerd binnen 15 kalenderdagen na een schriftelijke ingebrekestelling. Onder ernstige tekortkoming wordt onder meer verstaan het uitblijven van betaling van vervallen facturen en het herhaaldelijk uitstellen van de levering zonder gegronde reden. Een eventueel saldo in het voordeel van de Klant wordt binnen een redelijke termijn terugbetaald.

21. Privacy en gegevensbescherming

Astro Rent verzamelt persoonsgegevens die nodig zijn voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst (o.a. naam, contactgegevens en betalingsinformatie), en gebruikt deze voor het uitvoeren van de overeenkomst, het beheren van klantrelaties en klantenservice, en — mits toestemming — het versturen van updates over relevante diensten en aanbiedingen. Astro Rent neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen en houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Klanten hebben recht op inzage, correctie, verwijdering en bezwaar. Persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Vragen: verhuur@astrorent.eu. Zie ook ons privacybeleid.

22. Geschillenbeslechting

Astro Rent zet zich in voor het oplossen van geschillen op een constructieve en efficiënte manier. Voordat formele juridische stappen worden ondernomen, trachten partijen het geschil op te lossen via bemiddeling door een neutrale derde. Indien bemiddeling niet succesvol is, kunnen partijen optioneel kiezen voor arbitrage; de beslissing van de arbiter is dan bindend. Worden geschillen aan de rechtbank voorgelegd, dan zijn de rechtbanken van de vestigingsplaats van Astro Rent exclusief bevoegd. De overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.

23. Wijzigingen aan de voorwaarden

Astro Rent behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden te allen tijde te wijzigen of bij te werken om te voldoen aan wettelijke voorschriften of om beter aan te sluiten bij onze bedrijfsvoering. Wijzigingen worden effectief op lopende overeenkomsten nadat de Klant er redelijkerwijze kennis van kon nemen én uitdrukkelijk heeft ingestemd met de toepassing ervan op de lopende overeenkomst.

24. Contact

Astro Rent is onderdeel van Visuasoft BV.

Telefoon: +32 456 71 78 25
E-mail: verhuur@astrorent.eu
Website: www.astrorent.eu

Laatste update: mei 2026

Algemene voorwaarden | Astro Rent